APM HAUSVERWALTUNGS SERVICE GmbH

Max-Planck-Straße 3, 9100 Völkermarkt

E:  apm [at] hausverwaltungs-service [.] at

T:  +43 4232 22446 DW 80

Im Fokus

180318 – 2.Teil: Was macht eigentlich eine Hausverwaltung?

Ein Blick in die typischen Aufgaben einer professionellen Hausverwaltung – von der Zustelladresse bis hin zur Schadenbearbeitung und Einholung von Kostenvoranschlägen.

 

Wer glaubt, Hausverwaltung sei ein langweiliger Bereich, in dem es nicht viel zu tun gibt, der irrt gewaltig. Die Aufgaben einer professionellen Hausverwaltung sind vielseitig und interessant – und darüber hinaus für die Verwaltung von Wohnungseigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz genau geregelt. Viele Aufgaben finden statt, ohne von den Eigentümern wahrgenommen zu werden. Drei davon sind zum Beispiel:

 

  • Zustelladresse

 

Wer hat den eingeschriebenen Brief übernommen? Wo ist wieder die Information von der Gemeinde verloren gegangen? Schnell kann es in Eigentümergemeinschaften zu Konflikten kommen, weil der Kommunikations-, Büroorganisations- und Archivierungsaufwand und verbunden damit ein Ablagesystem häufig unterschätzt wird. Deshalb stellt der Verwalter in Vertretung für die Eigentümergemeinschaft eine Zustelladresse zur Verfügung. Normalerweise ist das seine Firmenadresse. Damit einher gehen Bürostruktur, Postfach und E-Mail-Adressen sowie entsprechende EDV-Ausstattung für die Bearbeitung oder das Ausdrucken von E-Mails. Weiters installiert der Verwalter ein Ablage- und Archivierungssystem. All das sind Voraussetzungen für einen reibungslosen Kommunikationsablauf. Je nach Eigentümereigenschaft wird festgelegt, wie die Kommunikation mit den Eigentümern selbst erfolgen soll. Überhaupt, wenn die Wohnungseigentümer nicht direkt an der besagten Wohnanlage wohnen, sondern im Ausland die Zustelladresse haben. Selbstorganisation ist nicht sinnvoll und daher abzuraten. Denn wer außer dem beruflichen Hausverwalter hätte die Zeit und die Freude, diese Aufgaben ehrenamtlich zu übernehmen, von der Gewerbeberechtigung und der anspruchsvollen Ausbildung mal ganz abgesehen. Mit der Zustelladresse beim Verwalter herrscht eine klare Regelung, wer Post in Vertretung für die Wohnungseigentümergemeinschaft entgegennimmt, bearbeitet, archiviert und kommuniziert. Das schafft Transparenz und beugt Ärger vor.

 

  • Schadenbearbeitung

 

Die Schadenbearbeitung ist ein wichtiges Aufgabengebiet der Hausverwaltung. Alles, was mit der Abwicklung und Bearbeitung von Schadensfällen zu tun hat, fällt darunter – beginnend bei der Aufnahme des Schadens bis hin zur Auszahlung. Freilich ist es aber so einfach nicht. Der Prozessablauf umfasst viele Schritte und kann stark vereinfacht so dargestellt werden:

  1. Meldung bzw. Aufnahme des Schadens mittels Fotodokumentation und Beschreibung des Schadens
  2. Organisation der Vor-Ort-Besichtigung
  3. Anlage einer Akte und einer Bearbeitungsnummer für den Schaden
  4. Prüfen, ob Schaden durch die Versicherungspolizze Deckung findet
  5. Weiterleitung und Abwicklung mit der Versicherung
  6. Parallel dazu Kostenvoranschläge und
  7. Reparaturfreigabe bzw. Deckungszusage von der Versicherung einholen
  8. Sanierung bzw. Reparatur einleiten
  9. Wenn Schaden durch die Versicherung gedeckt ist, mit der Versicherung Zahlung abwickeln.

Jeder Schadenfall, unabhängig von der Schadensumme, hat vom Prozessablauf einen spezifischen, fast gleichen oder ähnlich gelagerten Arbeitsablauf. Allerdings gibt es zwischen den genannten Punkten immer wieder kleine Zwischenschritte und Aufgaben.

 

  • Einholung von Kostenvoranschlägen / Angeboten

 

Ob Haus, Wohnung oder Grundstück, es lässt sich nicht immer alles selbst machen. Doch wer hat schon die Zeit, sich ausführlich um Fremddienstleister wie Handwerker zu kümmern. Der Verwalter nimmt diese Arbeit ab. Er holt Kostenvorschläge und Angebote ein. Dabei kann er auf ein starkes Netzwerk und viel Erfahrung mit Preis-Leistungs-Verhältnissen zurückgreifen. Er weiß, welches Handwerk für was zuständig ist, weiß, wo diese Firmen zu finden sind, und lädt mehrere zur Angebotserstellung ein. Er achtet auf die Beratungsqualität, ein effizientes Zeitmanagement und darauf, dass Normen sowie Vorschriften berücksichtigt werden. Viele Kleinigkeiten müssen beim Einholen von Kostenvoranschlägen und Angeboten beachtet werden. Eine komplexe Aufgabe, bei der Verwalter den Überblick behalten und im Sinne der Eigentümergemeinschaft agieren.

 

 

210218 – 1. Teil: Was macht eigentlich eine Hausverwaltung?

Ein Blick in die typischen Aufgaben einer professionellen Hausverwaltung – von Berichten über Eigentümerversammlungen bis hin zu Winterdienst und Bank.

 

Wer glaubt, Hausverwaltung sei ein langweiliger Bereich, in dem es nicht viel zu tun gibt, der irrt gewaltig. Die Aufgaben einer professionellen Hausverwaltung sind vielseitig und interessant – und darüber hinaus für die Verwaltung von Wohnungseigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz genau geregelt. So ist die Hausverwaltung im Wohnungseigentum verpflichtet, das gemeinschaftliche Vermögen zu verwalten und die gemeinschaftsbezogenen Interessen aller Wohnungseigentümer zu wahren. Was genau darunter fällt, wird im Folgenden genauer erklärt:

 

  • Geschäfte mit Dritten – von der Bank bis zum Winterräumungsdienst 

 

Der Verwalter kümmert sich um die Liegenschaft. Dabei hat er auch die nach außen uneingeschränkte Vertretung der Eigentümergemeinschaft über. Konkret heißt das, dass er im Namen und in Vertretung der Eigentümergemeinschaft Geschäfte mit Dritten abschließen darf – und sogar muss, wenn es sich um Angelegenheit der Verwaltung handelt. Der Verwalter kann die Gemeinschaft also sowohl vor Handwerkern, Dienstleister und allen anderen Firmen als auch vor Ämtern, Behörden und Banken vertreten. Zugegeben, das klingt noch immer ein wenig abstrakt. Daher folgend zwei typische Beispiele aus dem Alltag: Bei einer Liegenschaftsbetreuung wird mit einem Dienstleister für Winterbetreuung und Winterdienst ein Vertrag abgeschlossen. Bevor das geschieht, werden Angebote eingeholt und mit verschiedenen Anbietern die Vertragsinhalte besprochen. Es werden die Begebenheiten vor Ort angesehen oder bei Bedarf Besichtigungen durchgeführt. Eine andere typische Aufgabe ist die Eröffnung eines Bankkontos für die Eigentümergemeinschaft, über welches der Verwalter alle die Eigentümergemeinschaft betreffenden Ein- und Auszahlungen durchführt.

 

  • Transparente Berichte und Arbeitsabläufe 

 

Der Verwalter hat den Wohnungseigentümern spätestens bis zum Ende der laufenden Periode, in der Regel das Kalenderjahr, eine Vorausschau zur Kenntnis zu bringen. In der Vorausschau enthalten sind die laufenden Aufwendungen, die erforderlichen Beiträge zur Rücklage und die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen. Die Wohnungseigentümer leisten auf Grundlage der Vorausschau monatliche Zahlungen, deren Eingänge am Bankkonto der Verwalter überwacht. Nach Ablauf der Abrechnungsperiode oder des Kalenderjahres hat die Hausverwaltung eine Abrechnung zu erstellen und jedem Wohnungseigentümer zu übermitteln. Transparenz und verantwortungsvolles Handeln hat oberste Priorität.

 

  • Eigentümerversammlung – organisatorisch nicht ohne

 

Alle zwei Jahre hat eine Eigentümerversammlung stattzufinden. Die Einberufung einer Eigentümerversammlung stellt an die Hausverwaltung gewisse Anforderungen hinsichtlich Organisation, inhaltlicher Vorbereitung, Aufbereitung und Präsentation der Themen sowie die zur Beschlussfassung anstehenden Gegenstände. Schließlich müssen dabei formelle Voraussetzungen erfüllt werden. Ein wichtiger Punkt dabei ist der Termin. Tag und Zeitpunkt sind so zu wählen, dass voraussichtlich möglichst viele Wohnungseigentümer daran teilnehmen können. Steht der Termin fest, müssen die Wohnungseigentümer mindestens zwei Wochen vorher per Hausanschlag und in Schriftform informiert werden. Mit einhergehen die Wahl des Versammlungsortes sowie die behandelnden Themen, die auf der Einladung angeführt werden. Die zur Beschlussfassung anstehenden Themen müssen in der Einladung angeführt werden. Wenn eine Eigentümersammlung abgehalten worden ist, ist die Arbeit für den Hausverwalter noch längst nicht vorbei. Er muss möglichst zeitnahe alles über die Inhalte und das Geschehen bei der Versammlung dokumentieren. Insbesondere die Ergebnisse von Abstimmungen und gefassten Beschlüsse werden schriftlich festgehalten. Diese Niederschrift muss den Wohnungseigentümern wieder unter bestimmten formellen Voraussetzungen zur Kenntnis gebracht werden. Ein Aufwand, der zeitlich oft ziemlich unterschätzt wird.

2018 APM HAUSVERWALTUNGS SERVICE GmbH | Impressum | Datenschutzerklärung